Tipps für einen reibunglosen Standortwechsel
- martinmyrold
- vor 3 Tagen
- 4 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 2 Tagen
Ein Standortwechsel kann aufwändig sein und umfasst viele Aufgaben, die nicht zum Tagesgeschäft eines Unternehmens oder einer Verwaltung gehören. Damit Sie sich optimal auf Ihr Projekt vorbereiten können, haben wir einige übergeordnete Tipps für Sie zusammengestellt.
Erfasse, wie die Mitarbeitenden die aktuellen Räumlichkeiten nutzen
Durch Messungen und Gespräche mit den Mitarbeitenden erhalten Sie ein klares Bild davon, wie die aktuellen Räumlichkeiten genutzt werden und welche Anforderungen bestehen, um die Arbeit bestmöglich zu erledigen.
Häufig zeigt sich, dass die Räume nicht den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen – ein wichtiger Aspekt, den man so früh wie möglich im Umzugsprozess identifizieren sollte.
Beziehe die Mitarbeitenden in den Prozess ein
Büroflächen sind ein großer Kostenfaktor für Unternehmen und Verwaltungen. Daher müssen sie optimal zur Organisation passen.
Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden in den Prozess einbeziehen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die neuen Räume so gestaltet werden, dass sich alle wohlfühlen und effektiv arbeiten können. So finden Sie heraus, was für Ihre Kolleginnen und Kollegen wirklich wichtig ist. Außerdem entsteht eine stärkere Verbindung zum neuen Büro.
Bestimme verantwortliche Personen intern und hol externe Fachexpertise dazu
Bei einem Umzug entstehen zahlreiche Kommunikationswege und Fragen – sowohl intern als auch extern. Es ist daher sinnvoll, eine zentrale Person aus dem Team mit zusätzlicher Koordinationsverantwortung zu benennen. So stellen Sie sicher, dass Informationen über einen festen Kanal laufen und die Mitarbeitenden ihre Wünsche und Bedürfnisse leichter mitteilen können.
Darüber hinaus ist externe Unterstützung durch einen erfahrenen Projektberater empfehlenswert. Eine Standortverlagerung gehört nicht zum Tagesgeschäft, und es kann nicht erwartet werden, dass Ihre Mitarbeitenden über das notwendige Wissen für einen reibungslosen Ablauf verfügen. Mit einem kompetenten externen Partner stellen Sie sicher, dass alle relevanten Themen berücksichtigt werden und das Projekt professionell geplant und umgesetzt wird.
Das reduziert Risiken, entlastet Ihre Organisation und ermöglicht es Ihrem Team, sich weiterhin auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren.
Prüfe alle Verträge und Vereinbarungen
Es ist ärgerlich, doppelt für Dienstleistungen zu zahlen. Prüfen Sie daher rechtzeitig alle bestehenden Verträge und klären Sie, welche Sie für die neuen Räumlichkeiten benötigen (z. B. Strom, Internet).
Wenn Sie Kündigungen und neue Abschlüsse fristgerecht vornehmen, vermeiden Sie unnötige Doppelzahlungen.
Als Teil unseres Umzugsmanagements stellen wir unseren Kunden Checklisten und Projektpläne zur Verfügung, die den gesamten Prozess – von der Abwicklung des Bestandsgebäudes bis zur Inbetriebnahme des neuen Standorts – professionell unterstützen.
Fünf Jahre voraus denken
Eines der unangenehmsten Dinge nach einer Standortverlagerung ist die Erkenntnis, dass nicht weit genug in die Zukunft geplant wurde und die neuen Räume nicht auf dem tatschlichen Bedarf ausgelegt sind.
Besprechen Sie daher verschiedene Szenarien mit Schlüsselpersonen im Unternehmen und entwickeln Sie einen Plan, wie Produktivität und Wohlbefinden auch bei steigender Mitarbeiterzahl erhalten bleiben.
Beauftragen Sie frühzeitig die richtigen operativen Partner
Abhängig von der Projektgröße sollten Sie den Umzugspartner sowie ggf. weitere Dienstleister für EDV-Leistungen, Schreinertätigkeiten etc. spätestens 8 bis 3 Monate vor der operativen Umsetzung beauftragen.
Berücksichtigen Sie dabei: Je mehr Gewerke Sie separat beauftragen, desto höher ist der Koordinationsaufwand für die interne Projektleitung.
Sie möchten weniger Stress und alles aus einer Hand? Dann sind Sie bei uns richtig. Nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt mit uns auf, damit wir gemeinsam besprechen können, wie wir Sie optimal unterstützen.
Behalten, wiederverwenden oder entsorgen?
Bei der Planung eines neuen Standorts wird oft deutlich, welche Möbel und welches Inventar tatsächlich noch benötigt werden. Vielleicht passen die Tischgrößen nicht mehr oder Sie setzen auf ein anderes Stauraumkonzept. Häufig finden sich auch längst überflüssige Gegenstände in Lagern oder an Arbeitsplätzen. Gehen Sie kritisch durch Möbel und Ausstattung und entscheiden Sie, was behalten, zur Wiederverwendung gegeben oder entsorgt werden soll.
Wenn Sie Möbel und Inventar haben, die Sie nicht mehr benötigen und unsicher sind, wie Sie damit verfahren sollen, sprechen Sie uns gerne an. Wir kaufen gebrauchte Möbel an und beraten Sie bei der Bewertung Ihres Bestands. Oft sind beispielsweise Tischgestelle noch in gutem Zustand – statt neue Tische zu kaufen, können Sie einfach die Platten austauschen.
Etabliere ein langfristiges Umweltprofil
Immer mehr Unternehmen möchten aktiv Verantwortung für die Umwelt übernehmen – am einfachsten bei Anschaffungen und Entsorgungen. Ein Umzug ist eine ideale Gelegenheit, bewusst zu entscheiden, was gekauft und was entsorgt wird, und gleichzeitig eine langfristige Strategie zur Reduzierung des Verbrauchs festzulegen.
Wir führen vollständige Möbelinventarisierungen durch, die Ihnen nicht nur bei der Möbelplanung im Projekt helfen, sondern auch bei der langfristigen Verwaltung Ihrer Möbel und Büroausstattung.
Haben Sie mehrere Standorte, aber keinen Überblick darüber, welche Möbel wo stehen? Kaufen Sie neue Möbel, obwohl ein Tausch zwischen Standorten möglich wäre, weil Ihnen die Transparenz fehlt?
Mit unserem Inventarisierungs-Tool erhalten Sie pro Standort einen klaren Überblick und können die Vorteile eines internen Marktplatzes und einer Tauschbörse nutzen.
Sie suchen einen Projektpartner, der Sie ganzheitlich von der Planung bis zur operativen Inbetriebnahme begleitet?
Dann nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf – wir zeigen Ihnen, wie wir Sie unterstützen können.
