FAQ

Durch Messungen und Gespräche mit den Mitarbeitenden erhalten Sie ein klares Bild davon, wie die aktuellen Räumlichkeiten genutzt werden und welche Anforderungen bestehen, um die Arbeit bestmöglich zu erledigen. Häufig zeigt sich, dass die Räume nicht den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen – ein wichtiger Aspekt, den man so früh wie möglich im Umzugsprozess identifizieren sollte. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie wir Nutzungsmessungen anbieten:

Büroflächen sind ein großer Kostenfaktor für Unternehmen und Verwaltungen. Daher müssen sie optimal zur Organisation passen. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden in den Prozess einbeziehen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die neuen Räume so gestaltet werden, dass sich alle wohlfühlen und effektiv arbeiten können. So finden Sie heraus, was für Ihre Kolleginnen und Kollegen wirklich wichtig ist. Außerdem entsteht eine stärkere Verbindung zum neuen Büro.

Bei einem Umzug entstehen zahlreiche Kommunikationswege und Fragen – sowohl intern als auch extern. Es ist daher sinnvoll, eine zentrale Person aus dem Team mit zusätzlicher Koordinationsverantwortung zu benennen. So stellen Sie sicher, dass Informationen über einen festen Kanal laufen und die Mitarbeitenden ihre Wünsche und Bedürfnisse leichter mitteilen können. Darüber hinaus ist externe Unterstützung durch einen erfahrenen Projektberater empfehlenswert. Eine Standortverlagerung gehört nicht zum Tagesgeschäft, und es kann nicht erwartet werden, dass Ihre Mitarbeitenden über das notwendige Wissen für einen reibungslosen Ablauf verfügen. Mit einem kompetenten externen Partner stellen Sie sicher, dass alle relevanten Themen berücksichtigt werden und das Projekt professionell geplant und umgesetzt wird. Das reduziert Risiken, entlastet Ihre Organisation und ermöglicht es Ihrem Team, sich weiterhin auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren. Wir bieten umfassende Beratungs- und Projektleistungen für Standortverlagerungen, Veränderungsprozesse und Büroumzüge. Mehr erfahren Sie hier:

Es ist ärgerlich, doppelt für Dienstleistungen zu zahlen. Prüfen Sie daher rechtzeitig alle bestehenden Verträge und klären Sie, welche Sie für die neuen Räumlichkeiten benötigen (z. B. Strom, Internet). Wenn Sie Kündigungen und neue Abschlüsse fristgerecht vornehmen, vermeiden Sie unnötige Doppelzahlungen. Als Teil unseres Umzugsmanagements stellen wir unseren Kunden Checklisten und Projektpläne zur Verfügung, die den gesamten Prozess – von der Abwicklung des Bestandsgebäudes bis zur Inbetriebnahme des neuen Standorts – professionell unterstützen. Nehmen Sie dafür gerne unverpflichtend Kontakt mit uns auf.

Eines der unangenehmsten Dinge nach einer Standortverlagerung ist die Erkenntnis, dass nicht weit genug in die Zukunft geplant wurde und die neuen Räume nicht auf dem tatschlichen Bedarf ausgelegt sind. Besprechen Sie daher verschiedene Szenarien mit Schlüsselpersonen im Unternehmen und entwickeln Sie einen Plan, wie Produktivität und Wohlbefinden auch bei steigender Mitarbeiterzahl erhalten bleiben. Tipps für eine zukunftsichere Büroplanung: 1. Flächennutzung und Bedürfnisse verstehen Führen Sie eine daten- und nutzerbasierte Analyse der aktuellen Büroflächen durch. So erkennen Sie, wie die Räume genutzt werden, welche Herausforderungen bestehen und welche Bedürfnisse die Mitarbeitenden haben. Erfahren Sie mehr hier. 2. Klare Betriebsvereinbarung definieren Eine verbindliche Regelung zu Präsenz im Büro, Homeoffice und flexiblen Arbeitszeiten ist entscheidend für eine langfristig tragfähige Büroplanung. 3. Passende Raumplanung entwickeln Kombinieren Sie die Erkenntnisse aus der Nutzungsanalyse mit der Betriebsvereinbarung und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden, um ein optimales Raumkonzept zu erstellen. 4. Flexible Raumkonzepte nutzen Setzen Sie auf modulare Möbel, mobile Wände und offene Bereiche, die sich leicht an neue Anforderungen anpassen lassen. 5. Skalierbare technische Infrastruktur Planen Sie ausreichend Stromanschlüsse, Netzwerkpunkte und eine leistungsfähige IT-Infrastruktur, die auch bei veränderter Nutzung funktioniert. 6. Gemeinschafts- und Kollaborationsflächen nicht vergessen Pausenräume, Meetingzonen, Kreativbereiche und Rückzugsmöglichkeiten sind entscheidend für Wohlbefinden und Zusammenarbeit – auch bei schwankender Belegschaft.

Bei der Planung eines neuen Standorts wird oft deutlich, welche Möbel und welches Inventar tatsächlich noch benötigt werden. Vielleicht passen die Tischgrößen nicht mehr oder Sie setzen auf ein anderes Stauraumkonzept. Häufig finden sich auch längst überflüssige Gegenstände in Lagern oder an Arbeitsplätzen. Gehen Sie kritisch durch Möbel und Ausstattung und entscheiden Sie, was behalten, zur Wiederverwendung gegeben oder entsorgt werden soll. Wenn Sie Möbel und Inventar haben, die Sie nicht mehr benötigen und unsicher sind, wie Sie damit verfahren sollen, sprechen Sie uns gerne an. Wir kaufen gebrauchte Möbel an und beraten Sie bei der Bewertung Ihres Bestands. Oft sind beispielsweise Tischgestelle noch in gutem Zustand – statt neue Tische zu kaufen, können Sie einfach die Platten austauschen.

Immer mehr Unternehmen möchten aktiv Verantwortung für die Umwelt übernehmen – am einfachsten bei Anschaffungen und Entsorgungen. Ein Umzug ist eine ideale Gelegenheit, bewusst zu entscheiden, was gekauft und was entsorgt wird, und gleichzeitig eine langfristige Strategie zur Reduzierung des Verbrauchs festzulegen. Wir führen vollständige Möbelinventarisierungen durch, die Ihnen nicht nur bei der Möbelplanung im Projekt helfen, sondern auch bei der langfristigen Verwaltung Ihrer Möbel und Büroausstattung. Haben Sie mehrere Standorte, aber keinen Überblick darüber, welche Möbel wo stehen? Kaufen Sie neue Möbel, obwohl ein Tausch zwischen Standorten möglich wäre, weil Ihnen die Transparenz fehlt? Mit unserem Inventarisierungs-Tool erhalten Sie pro Standort einen klaren Überblick und können die Vorteile eines internen Marktplatzes und einer Tauschbörse nutzen.

Abhängig von der Projektgröße sollten Sie den Umzugspartner sowie ggf. weitere Dienstleister für EDV-Leistungen, Schreinertätigkeiten etc. spätestens 8 bis 3 Monate vor der operativen Umsetzung beauftragen. Berücksichtigen Sie dabei: Je mehr Gewerke Sie separat beauftragen, desto höher ist der Koordinationsaufwand für die interne Projektleitung. Sie möchten weniger Stress und alles aus einer Hand? Dann sind Sie bei uns richtig. Nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt mit uns auf, damit wir gemeinsam besprechen können, wie wir Sie optimal unterstützen.